Từ ngày 01/06/2025, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót chính thức được điều chỉnh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Một trong những thay đổi quan trọng nhất là bãi bỏ việc hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót.
Theo đó, doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc xử lý mới, lựa chọn đúng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhằm đảm bảo hóa đơn hợp lệ, chi phí được chấp nhận và tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Tham khảo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP TẠI ĐÂY
1. Nguyên tắc chung khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Kể từ 01/06/2025, mọi hóa đơn điện tử đã lập nếu phát hiện sai sót đều không được hủy.
Việc xử lý phải căn cứ vào tính chất và mức độ sai sót, áp dụng một trong các hình thức sau:
- Thông báo sai sót (đối với lỗi không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế)
- Lập hóa đơn điều chỉnh
- Lập hóa đơn thay thế
Việc xử lý không đúng quy định có thể dẫn đến:
- Hóa đơn không hợp lệ
- Chi phí bị loại khi quyết toán thuế
- Nguy cơ bị xử phạt hành chính về thuế
2. Các trường hợp xử lý hóa đơn sai sót cụ thể
2.1. Sai tên hoặc địa chỉ người mua (mã số thuế đúng)
Đặc điểm:
Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua
Sai tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ
Mã số thuế người mua ghi đúng
Không ảnh hưởng đến số tiền, thuế, nghĩa vụ thuế
Cách xử lý:
- Không lập lại hóa đơn
- Người bán thông báo cho người mua
- Đồng thời gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế theo mẫu quy định
Ví dụ minh họa:
Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B nhưng ghi sai địa chỉ từ “Quận 1” thành “Quận 3”, trong khi mã số thuế vẫn chính xác.
→ Trường hợp này không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, chỉ cần thực hiện thông báo sai sót theo quy định.
2.2. Sai nội dung ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế
Bao gồm các lỗi như:
- Sai mã số thuế người mua
- Sai đơn giá, số lượng
- Sai thuế suất, tiền thuế
- Sai tổng tiền thanh toán
Trong trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
3. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
3.1. Hóa đơn điều chỉnh
Áp dụng khi:
Chỉ cần điều chỉnh một hoặc một số chỉ tiêu trên hóa đơn gốc
Nội dung còn lại của hóa đơn vẫn đúng
Yêu cầu:
Trên hóa đơn phải ghi rõ:
- “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…”
- Điều chỉnh tăng ghi số dương (+)
- Điều chỉnh giảm ghi số âm (–)
Ví dụ minh họa:
Công ty C xuất hóa đơn bán hàng với thuế suất 10%, sau đó phát hiện hàng hóa thuộc diện áp dụng thuế suất 8%.
→ Công ty C lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất và tiền thuế cho hóa đơn đã lập.
3.2. Hóa đơn thay thế
Áp dụng khi:
Sai nhiều nội dung trọng yếu
Việc điều chỉnh từng chỉ tiêu không còn phù hợp
Yêu cầu:
- Hóa đơn thay thế phải ghi rõ:
- “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…”
- Hóa đơn thay thế phản ánh toàn bộ nội dung chính xác
Ví dụ minh họa:
Công ty D lập hóa đơn cho khách hàng nhưng ghi sai mã số thuế, sai tên hàng hóa và sai tổng tiền.
→ Trường hợp này cần lập hóa đơn thay thế để ghi nhận lại toàn bộ thông tin đúng.
4. Thỏa thuận giữa người bán và người mua
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán và người mua là tổ chức/doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận về nội dung sai sót để làm căn cứ xử lý.
Trường hợp người mua là cá nhân, người bán không bắt buộc lập biên bản thỏa thuận nhưng cần thông báo rõ ràng về việc điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
5. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Mỗi hóa đơn sai sót chỉ lựa chọn một hình thức xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế). Nếu đã chọn hình thức nào thì các lần xử lý tiếp theo cho hóa đơn đó phải thực hiện thống nhất theo hình thức đã chọn.
Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng, kèm bảng kê chi tiết.
Hồ sơ xử lý sai sót cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế.
6. Khuyến nghị từ SGCA
Từ thực tiễn tư vấn cho doanh nghiệp, SGCA nhận thấy nhiều rủi ro phát sinh do:
- Áp dụng thói quen xử lý hóa đơn theo quy định cũ
- Không phân loại đúng mức độ sai sót
- Thiếu biên bản, hồ sơ thỏa thuận với người mua
SGCA khuyến nghị doanh nghiệp:
- Rà soát lại toàn bộ quy trình xuất và kiểm tra hóa đơn
- Cập nhật đào tạo nội bộ cho bộ phận kế toán
- Tham vấn đơn vị tư vấn chuyên môn khi phát sinh tình huống phức tạp
KẾT LUẬN
Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót từ 01/06/2025 không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí và rủi ro thuế của doanh nghiệp.
Áp dụng đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp chủ động, minh bạch và an toàn trong công tác kế toán – thuế.