Doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để tránh mất quyền lợi thuế
Đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh là một trong những nội dung quan trọng khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều người lao động có người phụ thuộc nhưng chưa đăng ký, hoặc đăng ký chưa đúng thời điểm, dẫn đến việc đóng thuế cao hơn thực tế trong suốt cả năm.
Bài viết dưới đây, SGCA tổng hợp và hệ thống lại toàn bộ thông tin cần biết về đăng ký người phụ thuộc năm 2026, kèm theo các ví dụ thực tế thường gặp, giúp người lao động và doanh nghiệp dễ hiểu – dễ làm – dễ kiểm soát rủi ro thuế.
CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG
Việc đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh trong năm 2026 được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:
Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12, đã được sửa đổi, bổ sung
Luật số 26/2012/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN
Theo Nghị quyết 110/2025/ UBTVQH 15 điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 như sau:
- Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);
- Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.
Như vậy, từ kỳ tính thuế năm 2026 mức giảm trừ gia cảnh đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.
Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính
→ Quy định chi tiết về đối tượng người phụ thuộc, điều kiện giảm trừ và nguyên tắc đăng ký
Thông tư 80/2021/TT-BTC
→ Ban hành mẫu đơn và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc áp dụng trong quản lý thuế
Trong năm 2026, người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh khi đã thực hiện đăng ký người phụ thuộc hợp lệ theo đúng quy định.
1. NGƯỜI PHỤ THUỘC LÀ AI? VÌ SAO CẦN ĐĂNG KÝ SỚM?
Người phụ thuộc là cá nhân mà người nộp thuế có trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng và đủ điều kiện theo quy định để được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế TNCN.
Một số nhóm người phụ thuộc phổ biến:
- Con ruột, con nuôi hợp pháp, con sinh ra khi cha mẹ chưa đăng ký kết hôn
- Con trên 18 tuổi nhưng đang học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề
- Vợ hoặc chồng không có thu nhập hoặc thu nhập thấp
- Cha mẹ ruột, cha mẹ vợ/chồng, ông bà, anh chị em ruột không có thu nhập hoặc không nơi nương tựa
Mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện sẽ được giảm trừ 6.2 triệu đồng/tháng khi tính thuế TNCN năm 2026.
Việc đăng ký càng sớm, người lao động càng được giảm thuế ngay trong từng tháng, không cần chờ đến quyết toán cuối năm.
VÍ DỤ 1: CÓ CON NHỎ NHƯNG CHƯA ĐĂNG KÝ – ĐÓNG THUẾ CAO SUỐT NHIỀU THÁNG
Tình huống
Anh Minh là nhân viên văn phòng, lương trước thuế 22 triệu đồng/tháng.
Anh có:
- 01 con ruột 4 tuổi
- Vợ không có thu nhập ổn định
- Tuy nhiên, khi mới đi làm trong năm 2026, anh Minh không đăng ký người phụ thuộc vì nghĩ rằng “cuối năm quyết toán làm một lần cũng được”.
Hệ quả
Trong suốt nhiều tháng, kế toán công ty khấu trừ thuế TNCN cho anh Minh như người không có người phụ thuộc, khiến số thuế phải nộp mỗi tháng cao hơn thực tế.
Cách làm đúng
Ngay khi ký hợp đồng lao động, anh Minh nên:
- Đăng ký người phụ thuộc cho con (và vợ nếu đủ điều kiện)
- Nộp hồ sơ thông qua doanh nghiệp
Sau khi đăng ký hợp lệ:
- Thuế TNCN được giảm ngay trong kỳ
- Không cần chờ đến cuối năm mới điều chỉnh
VÍ DỤ 2: ĐĂNG KÝ CHA/MẸ LÀM NGƯỜI PHỤ THUỘC
Chị Hạnh đang đi làm, thu nhập ổn định và trực tiếp nuôi mẹ ruột đã lớn tuổi, không có thu nhập.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc
- Bản sao CCCD của mẹ
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ mẹ – con
Sau khi đăng ký thành công:
- Chị Hạnh được giảm trừ 6,2 triệu đồng/tháng
- Số thuế TNCN hàng tháng giảm rõ rệt
- Không phát sinh rủi ro khi quyết toán thuế năm 2026
VÍ DỤ 3: CON TRÊN 18 TUỔI VẪN ĐƯỢC ĐĂNG KÝ NẾU ĐANG ĐI HỌC
Con trên 18 tuổi vẫn được đăng ký là người phụ thuộc trong năm 2026 nếu:
Đang học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề
Chưa có thu nhập hoặc thu nhập không vượt mức quy định
Hồ sơ thường gồm:
- Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN
- Giấy khai sinh
- Giấy xác nhận sinh viên hoặc thẻ sinh viên
VÍ DỤ 4: ĐỔI CÔNG TY – VẪN PHẢI ĐĂNG KÝ LẠI NGƯỜI PHỤ THUỘC
Khi người lao động chuyển sang công ty mới trong năm 2026:
Doanh nghiệp mới không tự động kế thừa dữ liệu người phụ thuộc
Người lao động bắt buộc đăng ký lại để tiếp tục được giảm trừ gia cảnh
2. DOANH NGHIỆP ĐĂNG KÝ NGƯỜI PHỤ THUỘC TẬP TRUNG
Doanh nghiệp có thể phối hợp cùng SGCA để:
Thu thập hồ sơ người phụ thuộc của nhân viên
Đăng ký tập trung theo đúng mẫu biểu pháp luật
Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu năm 2026
Giải pháp này giúp:
- Giảm rủi ro sai sót khi quyết toán thuế
- Hạn chế khiếu nại nội bộ
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự – thuế
3. CÁC MẪU ĐƠN ĐĂNG KÝ NGƯỜI PHỤ THUỘC ÁP DỤNG
Link tải mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN đăng ký người phụ thuộc (file word)
Link tải mẫu 07/XN-NPT-TNCN đăng ký người phụ thuộc (file word)
Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN: Đăng ký người phụ thuộc
Mẫu 07/XN-NPT-TNCN: Xác nhận người trực tiếp nuôi dưỡng (trường hợp đặc biệt)
Áp dụng khi:
- Đăng ký lần đầu
- Đăng ký bổ sung, điều chỉnh
- Đăng ký lại khi đổi nơi làm việc
KẾT LUẬN
Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh trong năm 2026 không chỉ là quyền lợi của người lao động, mà còn là nội dung quan trọng trong công tác quản lý thuế của doanh nghiệp. Thực hiện đúng – đủ – kịp thời sẽ giúp:
- Người lao động giảm thuế hợp pháp
- Doanh nghiệp hạn chế rủi ro thuế
- Quyết toán cuối năm nhanh gọn, minh bạch
SGCA khuyến nghị doanh nghiệp và người lao động rà soát lại toàn bộ hồ sơ người phụ thuộc ngay từ đầu năm 2026 để tránh bỏ sót quyền lợi.