MỘT SỐ LƯU Ý KHI THANH TOÁNH CHI PHÍ CÔNG TÁC ĐẶT QUA CÁC NỀN TẢNG AGODA, BOOKING, TRIP, TRAVELOKA
1. Trường hợp hóa đơn phòng nghỉ, khách sạn khi đặt qua các nền tảng có được ghi nhận chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT hay không?
Việc sử dụng dịch vụ đặt phòng khách sạn qua các nền tảng trực tuyến như Agoda, Booking, Trip, Traveloca…để đi công tác trong nước và nước ngoài ngày càng phổ biến ở các Doanh Nghiệp.
Căn cứ theo quy định tại điều 25, điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP
“Cơ sở kinh doanh phải có hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng (bao gồm cả chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ % nhân với doanh thu thay cho phía nước ngoài).”
Hóa đơn phòng nghỉ, khách sạn đặt qua Agoda, Booking, Trip, Traveloka,... không được khấu trừ thuế GTGT nếu chỉ có hóa đơn do Agoda, Booking, Trip, Travaloka… xuất vì đây là nhà thầu nước ngoài chỉ làm vai trò môi giới, không xuất hóa đơn GTGT hợp lệ tại Việt Nam.
Để được khấu trừ thuế GTGT khi sử dụng dịch vụ phòng nghỉ, khách sạn qua Agoda, Booking, Trip, Traveloka,… Doanh nghiệp cần yêu cầu khách sạn, cơ sở lưu trú – bên cung cấp dịch vụ thực tế – xuất hóa đơn GTGT, trong đó đã bao gồm cả hoa hồng trả cho Agoda, Booking, Trip, Traveloka,.... Hóa đơn này mới được coi là hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế.
Căn cứ theo quy định tại điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.
Căn cứ theo quy định tại khoản 4, khoản 5, khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
b) Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
c) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.
d) Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.
e) Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không (phí quản trị hệ thống, phí đổi chứng từ vận tải và các khoản phí khác) và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không (như phí phục vụ hành khách, phí soi chiếu an ninh và các loại phí khác) ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp hàng không được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).
Như vậy,
Hóa đơn phòng nghỉ, khách sạn đặt qua Agoda, Booking, Trip, Traveloka,.… chỉ được xem là chi phí hợp lý khi Doanh nghiệp có hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ do khách sạn, cơ sở lưu trú – bên cung cấp dịch vụ thực tế – xuất cho Doanh Nghiệp. Các hóa đơn do Agoda, Booking, Trip, Traveloka,.… xuất chỉ mang tính chất xác nhận thanh toán dịch vụ trung gian và không có đầy đủ nội dung, mã số thuế theo quy định nên không đủ điều kiện để được tính là chi phí hợp lý hợp pháp.
Doanh nghiệp chỉ được tính chi phí phòng khách sạn đặt qua Agoda, Booking, Trip, Traveloka,... là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT khi có hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ do khách sạn hoặc cơ sở lưu trú xuất trực tiếp. Nếu chỉ có hóa đơn do Agoda, Booking, Trip, Traveloka,… xuất thì chi phí này không được công nhận là chi phí hợp lý và không được khấu trừ thuế GTGT.
2. Trường hợp Doanh Nghiệp có người lao động đi công tác trong nước hoặc nước ngoài thì cần phải có đầy đủ hồ sơ chứng từ kế toán để được ghi nhận chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT như thế nào?
a. Hồ sơ pháp lý và quyết định cử đi công tác:
- Quyết định cử đi công tác: Nêu rõ họ tên người đi công tác, chức vụ, nhiệm vụ, địa điểm, thời gian công tác và nguồn kinh phí.
- Thư mời/Tài liệu làm việc: Thư mời của đối tác, tổ chức hoặc cơ quan nước ngoài; hoặc chương trình, lịch trình làm việc (nếu có)
b. Hóa đơn, chứng từ sau chuyến công tác:
- Vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass).
- Hóa đơn (invoice) khách sạn, đi lại, ăn uống các khoản chi phí khác phát sinh trong chuyến công tác,… phát sinh trên 5tr phải chuyển khoản không dùng tiền mặt (theo quy định tại khoản 1 điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
- Phiếu chuyển tiền tiền phòng khách sạn cho đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc thanh toán qua nền tảng agoda, booking, trip, traveloka,..
Lưu ý: Cán bộ nhân viên công ty có thể sử dụng thẻ visa, chuyển khoản thanh toán trước thì sau khi về Công ty phải chuyển khoản trả lại khoản này cho CBNV, phần này phải được quy định trong quy chế công tác phí hoặc quy chế tài chính của Công ty .