Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo về mặt nội dung để hóa đơn hợp lệ, hợp pháp. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hướng dẫn chi tiết đối với từng trường hợp.

1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm những tiêu thức buộc phải có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn. Các tiêu thức này được quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể bao gồm:

1.1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn:

Tên hóa đơn được quy định tại Điều 8 của Nghị định này, thể hiện tên của các loại hóa đơn thể hiện trên hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

1.2. Tên liên hóa đơn:

Tên liên hóa đơn do cơ quan thuế đặt in sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi hóa đơn gồm 3 liên trong đó liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho người mua và liên 3 lưu nội bộ.

1.3. Số hóa đơn:

Số hóa đơn là phần số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được quy ước là chữ số Ả - rập, tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

1.4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán:

Tiêu thức tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán phải đảm bảo khớp với nội dung ghi trên các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp như: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động kinh doanh của chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế,...

1.5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì các tiêu thức về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải đảm bảo khớp với thông tin tại các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không cần thể hiện mã số thuế người mua trên hóa đơn.

Tên, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, dịch vụ và đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT tính theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT
Các nội dung này được quy định chi tiết tại Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1.6. Chữ ký của người bán và người mua:

Đối với hóa đơn điện tử, theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Riêng đối với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết yêu cầu phải có chữ ký người bán và người mua, được quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1.7. Thời điểm lập hóa đơn:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải xuất hóa đơn để giao cho người mua.

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:

- Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng).

Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể như sau:

(1) Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

Trường hợp áp dụng: Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:

- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không.

- Hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại mục 8), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại mục 2) được bán theo kỳ nhất định.

(2) Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Quy định này áp dụng đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ.

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

(3) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(4) Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng thì thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể theo từng trường hợp khác nhau như sau:

- Chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

- Đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(5) Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử thì thời điểm lập hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

(6) Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

(7) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính,… thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày.

Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

(8) Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện thì thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt.

Chậm nhất của thời điểm lập hóa đơn là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ

Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

(9) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

(10) Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

(11) Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị.

Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

(12) Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật thì thời điểm lập hóa đơn như sau:

- Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

Các thông tin gồm tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi (tính theo km) và tổng số tiền hành khách phải trả.

- Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn điện tử thì khách hàng cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
Căn cứ thông tin khách hàng gửi hoặc cập nhật, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

(13) Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin:

- Nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày.

- Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

(14) Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

1.8. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử:

Thời điểm ký số là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, định dạng được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

1.9. Mã của cơ quan thuế:

Mã của cơ quan thuế là tiêu thức bắt buộc đối với loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tuân thủ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

1.10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

1.11. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn:

Nội dung này tuân thủ theo Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ nội dung gồm:

- Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

- Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán, người mua.

- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, người mua là cá nhân kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã) tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Đối với chứng từ điện tử của ngành dịch vụ hàng không xuất qua website, thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn không bắt buộc có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số người bán.

- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng thì hóa đơn không bắt buộc phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

+Tên người mua sẽ thể hiện đối tượng nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng.

+ Tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng, phương tiện vận chuyển.

+ Không thể hiện các tiêu chí tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán.

- Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: không bắt buộc phải có ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không bắt buộc có đơn giá.

- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh: hóa đơn không bắt buộc có đơn vị tính; số lượng; đơn giá.

3. Nội dung hóa đơn:

Căn cứ vào nội dung của hóa đơn điện tử quy định từ khoản 1 đến khoản 14 và khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: Thông tin cần có trên hóa đơn trước khi xuất theo hợp đồng:

Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

• Mô tả chi tiết tên hàng hóa/dịch vụ

• Ghi rõ số lượng hàng hóa/dịch vụ cung cấp.

• Giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.

• Tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ.

• Tính toán thuế GTGT (theo thuế suất áp dụng).

• Tổng số tiền phải thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT.

• Ghi số hợp đồng và ngày ký hợp đồng.
 

4. Lập hóa đơn không đầy đủ nội dung có bị phạt không?

Căn cứ theo Điểm h, Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
Trên đây là các nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc và không bắt buộc theo quy định mới nhất tại Nghị định 123 và Thông tư 78. Doanh nghiệp cần lưu ý để đăng ký và sử dụng hóa đơn hợp pháp.

5. Trường hợp lập hóa đơn đối với lĩnh vực logistic:

Căn cứ khoản 4 điều 9 của NĐ 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

a) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

Theo Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP thì dịch vụ logistics được cung cấp bao gồm:

(12) Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường bộ.

Căn cứ theo khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Như vậy, chỉ những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh mới được sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn.

Một số quy định quan trọng về bảng kê kèm hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

- Bảng kê được lưu trữ cùng hóa đơn để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền.

- Trên hóa đơn có đính kèm bảng kê phải ghi chú “kèm theo bảng kê số … ngày … tháng …. năm …”.

- Nội dung bảng kê phải có: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

- Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

- Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê kèm theo thứ tự bán hàng trong ngày.

- Trên bảng kê phải ghi chú “kèm theo hóa đơn số ngày … tháng … năm …”.

- Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.